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Il responsabile della conservazione digitale? Uno, o piu!

Il responsabile della conservazione digitale?
Uno, o più!

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A cura di Avv. Luca Giacopuzzi
Studio Legale Giacopuzzi -
www.lucagiacopuzzi.it

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Non vi sono motivi ostativi a che il contribuente nomini due soggetti diversi quali responsabili della conservazione.

Così si esprime l'Agenzia delle Entrate in una recente Risoluzione: la n.364/E del 3 ottobre 2008. Data l'indubbia rilevanza della questione, un commento, seppur breve, s'impone.

Sebbene chi scrive apprezzi l'apertura interpretativa dell'Amministrazione finanziaria, non si può non rilevare fin da subito che l'indicazione dell'Agenzia delle Entrate è tutt'altro che lapalissiana, come si afferma nella Risoluzione che si annota.

A dire del Fisco, l'art. 5, comma 3[1], della Deliberazione Cnipa n.11/04 "ammette esplicitamente la possibilità di affidare a più soggetti il procedimento di conservazione".

A nostro avviso, invece, al di là del tenore letterale della disposizione in esame (laddove l'impiego del termine "soggetti" in luogo di "soggetto" appare essere più un fatto casuale che frutto di una precisa scelta dell'estensore della regola), va osservato che le previsioni del D.M. 23 gennaio 2004 che richiamano la figura del responsabile della conservazione utilizzano sempre il sostantivo singolare ("responsabile") anzichè plurale ("responsabili").

Ciò precisato, nel prendere in esame la novità in parola, giova rimarcare un principio[2] che l'Agenzia delle Entrate non dimentica di sottolineare: unico responsabile della corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e di tutti i documenti fiscalmente rilevanti rimane il contribuente, anche se ha esternalizzato a più fornitori il processo di conservazione. Eventuali inadempienze degli outsourcers, pertanto, non potranno essere opposte all'Amministrazione finanziaria per giustificare irregolarità o errori nella tenuta e nella conservazione della contabilità.

A chiusura di queste brevi note, resta da chiedersi quale sia la portata pratica della possibilità di nominare contemporaneamente più responsabili, specie se questa facoltà viene esercitata in processi affidati all'esterno.

In altre parole: qualora si rivolga ad outsourcers, l'impresa ha effettiva convenienza a "parcellizzare" il proprio processo di conservazione, affidando singole classi documentali a differenti operatori?

La risposta positiva non è affatto scontata, atteso che avvalersi di più fornitori potrebbe comportare per l'azienda un significativo incremento[3] degli adempimenti richiesti dalla normativa che disciplina la conservazione documentale.


[1] La norma così recita: "Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti (omissis)"

[2] In verità già enunciato in precedenti provvedimenti (cfr. Ris. 9 luglio 2007 n.161/E)

[3] Ciò non accade qualora i diversi responsabili sono soggetti interni all'impresa: ipotesi che - sebbene non considerata dalla Risoluzione - a nostro avviso non può essere esclusa a priori

 
23/10/2008

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