(Articolo pubblicato su Italia Oggi del 27 dicembre 2006 p. 26)
In giudizio senza notaio con i registri contabili dematerializzati. Lo consente la Circolare n. 36/E dell'Agenzia delle Entrate pubblicata il 6 dicembre scorso che ha chiarito gli ultimi dubbi interpretativi sul Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004. L'Agenzia delle Entrate si è limitata a riassumere in modo essenziale e coerente il processo di emissione/formazione, quindi, di memorizzazione, archiviazione e conservazione digitale dei documenti informatici e analogici rilevanti fiscalmente, riportandosi efficacemente a quanto indicato nella deliberazione CNIPA n. 11, nello stesso DMEF e a quanto già ribadito in diverse risposte a interpelli. Tra le poche, importanti novità contenute nella Circolare è utile menzionare la precisazione che non tutti i documenti rilevanti dal punto di vista tributario sono suscettibili di "emissione informatica" con le modalità indicate nell'art. 3 del DMEF. Infatti, i documenti per i quali è prevista l'emissione sono, a titolo esemplificativo, solo la fattura, la ricevuta fiscale, lo scontrino fiscale e il documento di trasporto. Ma, mentre la fattura e il d.d.t. possono essere emessi sotto forma di documenti informatici, la ricevuta e lo scontrino fiscale per le loro specifiche caratteristiche dovranno (almeno per adesso) continuare a "nascere" analogici per poi essere facoltativamente portati in conservazione sostitutiva digitale ai sensi dell'art. 4 del DMEF. Per quanto riguarda, invece, i libri obbligatori e le altre scritture contabili formati su supporti informatici, la Circolare afferma che poichè detti documenti non vengono "emessi" - come recita l'articolo 3, comma 1, lettera b) del decreto - ma sono soggetti per definizione ad aggiornamento continuo, si ritiene che debbano soddisfare il requisito della staticità e dell'immodificabilità alla data in cui è effettuata l'ultima registrazione del periodo e comunque non oltre il termine per la presentazione della relativa dichiarazione.
Per i documenti analogici la Circolare 36/E ha confermato l'importante differenziazione tra documento originale unico e non unico. In particolare, sono documenti originali non unici i libri di cui all'articolo 2214 codice civile, quali il libro giornale e il libro degli inventari; così come sono senz'altro originali non unici le fatture, le ricevute fiscali e gli scontrini fiscali. Si devono, invece, considerare documenti originali unici i titoli all'ordine di cui agli articoli 2008 e segg. c.c. (assegno e cambiale). Al riguardo, tuttavia, la Circolare ha chiarito che, in caso di cessioni di beni o prestazioni di servizi nei confronti di consumatori finali non soggetti IVA regolate a mezzo assegno bancario o cambiale, l'unicità di tali documenti attiene esclusivamente alla fase di emissione e di circolazione. Anche per i libri sociali la Circolare ha precisato che essi debbano essere considerati documenti originali unici solo quando il loro contenuto non possa essere ricavato "attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi". Ne consegue così che i documenti il cui contenuto risulti depositato presso i repertori e gli archivi notarili (ad es. i verbali delle assemblee straordinarie), ovvero presso il Registro delle imprese (ad es. il verbale della delibera assembleare di approvazione del bilancio), non possono essere considerati documenti originali unici.
La precisazione è molto importante perchè l'Agenzia delle Entrate ha giustamente sottolineato che solo per i documenti analogici originali unici la chiusura del processo di conservazione necessiterà della presenza del pubblico ufficiale (che apporrà la sua firma digitale e il riferimento temporale).
L'Agenzia delle Entrate ha inoltre ricordato come la distruzione del documento cartaceo possa avvenire solo a termine del processo di conservazione (e, quindi, normalmente con l'apposizione di marca temporale e firma digitale del responsabile della conservazione). In relazione a ciò, si è affermato con forza che fino all'approvazione del provvedimento previsto dall'art. 5 del DMEF (relativo alla comunicazione dell'impronta dell'archivio informatico all'Agenzia delle Entrate) il contribuente non è tenuto ad effettuare alcuna comunicazione, pur potendo optare per la conservazione elettronica dei documenti. In tal caso, dovranno essere semplicemente osservati gli obblighi contemplati dagli articoli 3 e 4 del DMEF per essere perfettamente in regola.
In proposito, è utile sottolineare come per la memorizzazione digitale del documento analogico, ai sensi dell'art. 4, la Circolare si sia limitata ad evidenziare che essa debba essere attivata attraverso l'acquisizione della relativa immagine. Una formulazione così ampia e generica permetterebbe di poter suffragare un'interpretazione elastica della normativa nei processi di fatturazione e conservazione effettuati in outsourcing, laddove è in uso la prassi di acquisire il documento fattura in formato immagine (solitamente .pdf) e, quindi, di portarlo direttamente in conservazione sostitutiva senza effettuare la stampa cartacea (la quale nulla aggiungerebbe in termini di sicurezza, anzi renderebbe problematica la procedura di digitalizzazione).
Infine, l'Agenzia delle Entrate ha precisato come la nuova modalità di tenuta dei registri - su supporto di memorizzazione ottica o con altro mezzo idoneo a garantire la non modificabilità dei dati memorizzati (quindi, anche supporto magnetico) - comporti che gli stessi non possano essere sottoposti alla vidimazione, neppure quando tale obbligo sussista per i corrispondenti registri tenuti su supporto cartaceo (come nel caso dei libri sociali).
Alla luce di quanto detto, è importante sottolineare come oggi non ci sia più alcun dubbio sul fatto che il documento informatico e la sua corretta conservazione ai fini contabili e fiscali siano validi e rilevanti a tutti i fini di legge e, quindi, non potrà essere contestata la producibilità di tali documenti in un procedimento giudiziale. In particolare, è certo che, se la normativa permette la distruzione dell'archivio cartaceo alla fine del processo di conservazione, allora un'interpretazione evolutiva degli artt. 633 e 634 c.p.c consentirà di considerare le scritture contabili conservate digitalmente (e, quindi, rese immodificabili attraverso la firma digitale e la marca temporale del responsabile della conservazione) quali valide "prove scritte" ai fini dell'ottenimento di un decreto ingiuntivo. La digitalizzazione di un registro contabile e la sua corretta conservazione consentiranno così la produzione in giudizio di documenti informatici giuridicamente rilevanti attraverso procedure di riversamento diretto, senza bisogno di ottenere necessariamente estratti autentici di scritture contabili. La autenticità e immodificabilità dei registri digitalizzati sarà, infatti, assicurata dalla firma digitale e dalla marca temporale (e non più, quindi, da un procedimento di vidimazione, che anche secondo la Circolare 36/E risulta impossibile per i documenti informatici): il procedimento di riversamento diretto consentirà di produrre facilmente in giudizio l'intero documento conservato (e, cioè, un duplicato indistinguibile dal suo originale, considerato che a livello informatico non ha senso la distinzione di originale e copia del documento). D'altronde se si sono ottenuti in Italia decreti ingiuntivi basati sulla produzione di e-mail (prive di firma digitale) contenenti un riconoscimento di debito o fondati su documenti di trasporto o semplici fatture, allora non avrebbe alcun senso pensare di bloccare tali inevitabili processi con interpretazioni rigide e prive reali giustificazioni giuridiche.
